견적서 작성을 자동화하려면 무엇이 필요한가요?
염승준 · 염광사 대표
핵심 요약
- 견적서 자동화에는 품목과 단가표, 수량·옵션에 따른 계산 규칙, 견적서 양식 세 가지가 필요합니다.
- 고객이 웹 양식에 조건을 입력하면 견적서가 PDF로 만들어져 메일로 발송되는 흐름까지 자동화할 수 있습니다.
- 특수한 조건이나 할인 협의가 필요한 견적은 자동 초안을 만들고 사람이 확인한 뒤 보내는 방식이 안전합니다.
견적서 자동화는 품목과 단가표, 계산 규칙, 견적서 양식 세 가지만 정리되면 시작할 수 있습니다. 매번 엑셀을 열어 숫자를 고치고 PDF로 저장해 메일을 보내던 일을 한 번에 줄일 수 있습니다.
준비할 것
- 품목·단가표: 판매하는 품목과 기본 단가, 단위
- 계산 규칙: 수량별 할인, 옵션 추가 비용, 배송비, 부가세 처리
- 견적서 양식: 지금 쓰는 견적서 파일 하나면 충분합니다.
자동화할 수 있는 흐름
- 고객이나 직원이 웹 양식에 품목과 조건을 입력합니다.
- 계산 규칙에 따라 금액이 자동으로 계산됩니다.
- 견적서가 PDF로 만들어지고 번호가 매겨집니다.
- 고객에게 메일로 발송되고, 견적 기록이 저장됩니다.
사람이 확인해야 하는 부분
특수 제작, 대량 할인 협의, 현장 확인이 필요한 견적은 규칙만으로 정하기 어렵습니다. 이런 경우는 자동으로 초안만 만들고 담당자가 확인한 뒤 보내도록 설계합니다.
정리
견적 자동화는 시간을 아끼는 것 외에도 계산 실수를 줄이고 견적 기록을 쌓아 준다는 장점이 있습니다. 쌓인 기록은 어떤 품목 문의가 많은지 파악하는 자료가 됩니다.
자주 묻는 질문
Q단가가 자주 바뀌는데 자동화가 가능한가요?
A
단가표를 관리 화면이나 스프레드시트에서 고칠 수 있게 만들면 됩니다. 단가를 고치면 이후 견적에 바로 반영됩니다.