엑셀로 하던 업무, 프로그램으로 바꿀 때는 언제인가요?
염승준 · 염광사 대표
핵심 요약
- 여러 사람이 같은 엑셀 파일을 동시에 고치거나 파일 버전이 엉키기 시작하면 프로그램으로 바꿀 때입니다.
- 같은 내용을 여러 파일에 반복 입력하거나 매번 손으로 집계하는 업무는 프로그램으로 바꾸면 시간과 실수가 함께 줄어듭니다.
- 전환할 때는 지금 쓰는 엑셀의 항목과 계산 규칙을 그대로 정리하는 것부터 시작하면 됩니다.
엑셀 업무를 프로그램으로 바꿀 때는 여러 사람이 같은 파일을 고치기 시작하거나, 같은 입력을 반복하거나, 파일 버전이 엉키기 시작할 때입니다. 엑셀은 혼자 쓰기에는 훌륭하지만 함께 쓰고 쌓아 가는 데는 한계가 있습니다.
바꿀 때가 됐다는 신호
- “최종”, “최종_수정” 파일이 여러 개 생깁니다.
- 같은 고객 정보를 주문 파일, 정산 파일에 따로 입력합니다.
- 월말마다 여러 파일을 모아 손으로 집계합니다.
- 누군가 수식을 잘못 건드려 숫자가 틀어진 적이 있습니다.
- 휴대폰에서 확인하거나 입력할 일이 많습니다.
프로그램으로 바꾸면
- 한 번 입력한 정보가 필요한 곳에 자동으로 이어집니다.
- 누가 언제 무엇을 고쳤는지 기록이 남습니다.
- 사람마다 볼 수 있는 정보와 고칠 수 있는 정보를 나눌 수 있습니다.
전환 순서
- 지금 쓰는 엑셀 파일과 항목, 계산 규칙을 정리합니다.
- 가장 자주 쓰고 가장 실수가 많은 업무 하나를 먼저 옮깁니다.
- 기존 데이터를 옮겨 넣고 한동안 엑셀과 함께 써 보며 비교합니다.
처음부터 모든 업무를 옮기기보다 하나씩 옮기는 편이 실패가 적습니다.
자주 묻는 질문
Q프로그램으로 바꾸면 엑셀은 더 이상 못 쓰나요?
A
대부분 엑셀로 내려받기와 올리기 기능을 함께 만듭니다. 익숙한 엑셀로 보고서를 보거나 기존 자료를 옮겨 넣을 수 있습니다.